Laatua ryhmätilanteiden ja kokousten johtamiseen

Julkaistu 3.6.2020 – Ilona Rauhala

Monissa organisaatiossa kipuillaan kokouskäytäntöjen kanssa. Haasteet ovat kasvaneet entisestään nyt, kun tapaamisia hoidetaan pääasiassa etäyhteyksin. Yhteiset kohtaamiset saattavat olla liian monotonisia tai toisaalta kohtaamisissa saatetaan hyppiä aiheesta toiseen ilman selvää agendaa ja yhteistä päämäärää. Kameroita ei uskalleta pitää auki ja useiden ikkunoiden selaileminen koneelta samanaikaisesti häiritsee keskittymistä.

Ryhmän keskinäistä psykologista turvallisuutta lisää, kun silloin tällöin pysähdytään miettimään: Miten me toimimme ryhmänä ja onko meillä kehitettävää siinä, miten keskinäiset kohtaamisemme sujuvat? Miten kokouksemme ja kohtaamisemme voisivat olla laadukkaita?

Laadukkuus ei aina tarkoita tehokkuutta. Se tarkoittaa myös monipuolisuutta. On hyvä kysyä, olemmeko sortuneet keskittymään liikaa asiaan ja unohtaneet, että olemme asioiden hoitamisen lisäksi myös ihmisiä tunteinemme ja kokemuksinemme. Koko kokonaisuutemme vaikuttaa siihen, miten saamme kunakin päivänä itsestämme esiin parhaat puolet. 

Kehitä kykyäsi johtaa keskustelua

Ryhmän johtamisen ja keskustelemisen taidot auttavat nykyhetken analysoimisessa, tulevaisuuden suunnan sekä ryhmän toimintaa koskevien parhaiden käytäntöjen etsimisessä ja vakiinnuttamisessa. Tutkimuksista tiedämme, että esimerkiksi katsekontakti parantaa ihmisten keskinäistä tunneyhteyttä ja siksi kameroiden pitäminen auki on monessa tilanteessa perusteltua. On hyvä puhua ääneen, milloin kameroiden kiinni tai auki pitäminen on vapaaehtoista, milloin se on tilanteen onnistumisen kannalta keskeinen edellytys.

Keskustelemisen taidot ovat taitoja, jotka kehittyvät harjoittelemalla siinä missä muutkin taidot. Etäpalavereissa johtaja voi rytmittää kohtaamisia huolehtimalla, että kaikkia kuunnellaan ja kaikki kontribuoivat ottamalla osaa ilmaisemalla ajatuksiaan ja näkemyksiään.

Keskustelu on parhaimmillaan dialogista, eli avointa, aktiivista ja asioita eteenpäin vievää. Sitä johdetaan laadukkailla kysymyksillä ja rohkaisemalla sopivassa suhteessa vapaaseen assosiointiin ja kiteytettyihin puheenvuoroihin turvallisessa ympäristössä.  Tällaisessa ympäristössä ajatuksia tai ideoita ei kumota huonoina, vaan halutaan nähdä niissä piilevät mahdollisuudet, joita jatkojalostaa. Ideoinnin lisäksi etsitään konkreettisia toimintaehdotuksia. Keskustelut päätetään kysymyksiin: “Miten tästä eteenpäin? Kuka ottaa tämän asian etenemisestä vastuun?” 

Kannustan sinua havainnoimaan oman ryhmäsi keskustelu- ja kokouskäytäntöjä. Kun haluat terästää omia ryhmän johtamisen ja valmentamisen taitojasi, hyödyt varmasti minun ja Makke Leppäsen laatimasta Voittajaryhmän valmentaminen -verkkokurssista. Annamme konkreettisia työkaluja ryhmätilanteiden johtamiseen, jotka toimivat yhtä lailla myös etäpalavereissa.